Handjes Tellen

Wie een bijeenkomst faciliteert, wordt vaak verondersteld om ‘handjes te tellen’. Dat wil zeggen: wie het eerst de hand in de lucht steekt, krijgt als eerste het woord, en vervolgens de tweede, derde, vierde hand die de lucht in ging. En zo doet ieder lekker zijn of haar zegje. Lekker democratisch en transparant is dat, maar heel vaak niet zo interessant of inspirerend. Heel vaak wordt helemaal niet voortgebouwd op de stemmen en meningen die voor hand nummer vier kwamen, en gooien hand nummer vijf, zes, enzoverder het weer over een andere boeg. Of hand nummer acht wou gewoon nog eens zeggen dat ie het helemaal eens is met hand twee, enzoverder. Jazeker, elke stem kreeg de ruimte – maar wat doén we er vervolgens mee? Verliezen we onze ‘draad’, en bijgevolg onze collectieve focus en energie niet geregeld bij een rondje handjes horen?

Wees gerust; ook ik tel de handjes nog wanneer ik een vergadering begeleidt, en zet soms de namen en volgorde van de handopstekers (of van een kenmerk van hen, als ik niet op de naam kom), op de rechterbovenhoek van mijn notitieblok. Maar als facilitator eigen ik me meer en meer ook het recht op om de energie en de richting van de groep wat méér te sturen, of eerder, te volgen.

Hieronder vind je een zevental gouden tips, die mij de afgelopen decennia goed van dienst zijn geweest om bijeenkomsten energieker, pittiger en meer ‘to the point’ te maken.

Vraag door

Als facilitator neem ik geregeld de vrijheid om de spreker van het moment wat extra te bevragen, ook al staan er nog verschillende handjes in de wachtrij. Vele sprekers, zeker in Vlaanderen, nemen niet graag lang spreekruimte in, maar daardoor gaat soms de helderheid of diepte van hun inbreng verloren. Of ze zeiden wél iets helder of diep, maar de hand na hen gooit het vervolgens over een compleet andere boeg, met een ander gespreksthema, waardoor de inbreng niet echt kan worden afgerond. Afhankelijk van de doelstellingen van de bijeenkomst, durf ik soms ook doorvragen hoe iets voelt/voelde, of de spreker de opmerkingen nog wat meer kan illustreren, of zal ik de essentie van de boodschap trachten te herhalen. Wanneer ik voel dat bepaalde inbrengen heel wat spanning of energie met zich meebrengen, durf ik de volgende handen in de rij ook wel eens ‘in de koelkast’ te steken, en de groep uit te nodigen om nu eerst wat dieper in te gaan op wat zonet is gezegd. Zo hou ik de ‘draad’ en de energie van het gesprek wat meer vast,  kunnen we bepaalde topics grondiger afronden, en garandeer ik ruimte voor de andere handjes om later ook nog met hun eigen ideeën of bezorgdheden te komen.

Introduceer de Fish Bowl

Soms wordt het na een tijdje duidelijk dat er rond bepaalde thema’s twee tegenovergestelde ‘polen’ aanwezig zijn in de groep. Die extreme ‘polen’, worden maar al te vaak belichaamd door twee groepsdeelnemers, terwijl de meeste deelnemers zich ergens tussen de twee polen bevinden. Spanningsvelden te over in een groep. Willen we snel gaan, of grondig? Willen we topkwaliteit of inclusie? Gaan we voluit voor vernieuwing of houden we wat werkt? Houden we vast aan onze oerprincipes, of surfen we pragmatisch mee met onze tijd? Enzovoorts, enzovoorts. Dergelijke spanningsvelden kunnen soms jarenlang sluimeren in een groep, en zijn vaak echte energievreters.

Binnen groepsdiscussies wordt het voor een goede waarnemer al gauw duidelijk welke deelnemers het meeste de extremen belichamen, of beter: welke deelnemers ‘het kanaal’ zijn van de groepstegenstelling. Wat ik dan geregeld voorstel is, om de twee ‘polen’ voor enkele minuten met elkaar te laten discussiëren – voluit, zonder zich teveel om nuances te bekommeren. Aan de rest wordt gevraagd om te zwijgen, en te observeren – een opdracht die voor een aantal deelnemers vaak tergend lastig is! De waarnemers krijgen daarna wél de kans om te reageren – dat is steeds de afspraak. Dit is één van verschillende manieren om een ‘Visbokaal’ te construeren. Hoe ‘dreigend’ zo’n openlijk uitgesproken ‘conflict’ er ook kan uit zien: in mijn vele jaren ervaring heeft dit vooral enkele grote voordelen.

Wat ik meestal zie gebeuren, is dat een bepaalde groepsspanning eindelijk boven water komt en vaak voor het eerst glashelder wordt benoemd. Beide ‘polen’ krijgen alle tijd om hun eigen Pool te beargumenteren, en hierin erkend te worden. En het is in de erkenning dat een bijzondere meerwaarde schuilt. Eenmaal een pool openlijk wordt erkend, zoekt zowel het creatieve bewustzijn van de twee polen, als dat van quasi alle andere waarnemers, naar manieren om van de Dualiteit (of-of) een Polariteit (en-en) te maken. Of nog: men zoekt na en soms al tijdens de Fish Bowl hartstochtelijk naar een Synthese die de ogenschijnlijke tegenstelling tussen These en Antithese kan overbruggen. En het leuke nieuws is: dat lukt meestal! Uiteindelijk zijn die polen vaak niet meer dan belangrijke waarden/bezorgdheden die niet uit het oog mogen worden verloren. Zo is er binnen iedere groep nood aan vernieuwing én aan vasthouden van wat goed werkt. Zo willen we kwaliteit én inclusie, principes én pragmatiek, enz.  En zo vinden de polen elkaar terug, vaak met een geweldige energie-ontlading en het ontzenuwen van onderhuidse spanningen die soms al jaren sluimeren in een team.

Gebruik handsignalen

Wanneer ik voor het eerst kennismaak met een groep, introduceer ik geregeld een kleine set van handsignalen. Afhankelijk van de groepssfeer wordt dit vaak ongekende gebruik vlug dan wel niet aangenomen. Het heeft alvast enkele voordelen, die ik graag wat nader verklaar.

Eén of twee handen draaien, met de vingers naar boven, geeft het signaal aan de groep dat de ‘draaier’ de opmerking van de spreker ondersteunt. Dergelijk signaal is woordenloos, op geen enkele manier storend, en kan tegelijkertijd a) de spreker steunen in het brengen van soms moeilijke boodschappen aan de groep, b) de signaalgever de ruimte geven om toch al actief te participeren , en c) geeft soms, wanneer verschillende handen de lucht in draaien, onmiddellijk een barometer van wat lééft in de groep.

Wanneer één of twee handen in de lucht worden gedraaid met de vingers naar beneden, dan geeft dat het signaal dat de signaalgever, in alle respect, een andere mening heeft dan diegene die net verwoord is. Dergelijk signaal kan meteen bepaalde discussies ‘op scherp’ stellen, en duidelijk verschillende perspectieven meteen naast elkaar zetten. De knopen worden zichtbaar!

Wanneer iemand de hand voor het gezicht brengt en de vingers beweegt, geeft dit meteen aan dat de signaalgever iets niet begrijpt. Misschien verwees de spreker wel naar een afkorting, term of verhaal die de signaalgever volkomen onbekend is. Wanneer die laatste dit onmiddellijk non-verbaal terug kan geven aan de spreker en facilitator, dan is het vaak maar een kleintje om wat extra uitleg te geven, en dan is iedereen weer ‘mee’, ook met zijn of haar energie en betrokkenheid. Doen we dit niet, dan riskeren we een onbedwingbaar wegdromen bij de persoon die het niet langer snapt.

Wanneer iemand één of twee wijsvingers in de lucht steekt, dan kan die soms voorrang krijgen op de andere handjes in de wachtrij. Dit handsignaal beduidt dat de signaalgever enkel maar een een korte verduidelijking of zeer directe vraag wil geven.

En zo zijn er nog een aantal heel leuke handsignalen, maar daar ga ik deze keer niet op in. Ze kunnen onder meer boodschappen geven als “luider/trager spreken alsjeblieft”, “kunnen we dit gespreksthema afronden?”, “ik heb een praktische vraag”, etc.  Zeker in grotere groepen kunnen handsignalen een grote meerwaarde betekenen. Probeer het maar eens!

Vis nieuwe stemmen op

In iedere groep zitten mensen die makkelijk praten, en anderen die dat minder makkelijk of snel doen. Op zich is dat normaal. Toch kan het verdomd interessant zijn om op bepaalde momenten in een groepsgesprek de ruimte te maken voor nieuwe stemmen. “Wie hebben we deze ochtend nog niet gehoord? “ of “Ik wil graag wat stemmen horen van zij die nog niet zoveel gezegd hebben, zonder enige dwang.” Daarop laat ik graag een stilte vallen en kijk ik de groep rustig rond. Ik zorg er tegelijk voor dat niemand van de ‘zwijgers’ zich daarop verplicht voelt om iets te zeggen, enkel dat de ruimte voor hen nu eventjes openstaat, zonder opnieuw voorbijgestoken te worden door de vlotste praters of grootste assertievelingen. Dergelijke interventie verhoogt ook geregeld het bewustzijn van de veelpraters, die vaak niet stilstaan bij de hoeveelheid ruimte en tijd die ze, meestal met de beste intenties, afsnoepen van de groepsaandacht. Een bijzonder waardevolle techniek!

Maak eerst groepjes en ‘oogst’ daarna de stemmen

Ik ben groot voorstander van het af en toe verdelen van de grotere groep in kleinere groepjes (al dan niet zelfgekozen).

De  voornaamste argumenten die ik daarvoor heb zijn de volgende:

-            Mensen spreken véél makkelijker in een groepje van drie tot vijf mensen, dan in een veel grotere groep

-            Opmerkingen in een kleine groep kunnen makkelijker worden afgevijld en scherper gesteld, voordat ze in de grotere groep worden gelanceerd

-            Wanneer het over heikele groepsthema’s gaat, is er de mogelijkheid om bepaalde opinies anoniem te maken. “In onze groep werden toch wel enkele vraagtekens gesteld bij de manier waarop er bij ons normaalgezien wordt vergaderd”.

-            Binnen een kleine groep wordt het al heel gauw duidelijk welke vragen en opmerkingen ook echt léven bij de andere deelnemers. Dit verlaagt opnieuw de drempel om dezelfde opmerking vervolgens in de grotere groep te gooien – de angst voor afwijzing van wat wordt gezegd, is dan immers al flink gekrompen.

-            Soms vraag ik op het plenaire moment na de groepjes ook letterlijk om vanuit ieder groepje vooral te die gespreksthema’s in te brengen ‘waar het meeste energie in zat’.

Oefen je in het waarnemen van niet-verbale  ‘cues’

Voor heel wat groepsdeelnemers is er een grote afstand tussen het voelen opkomen van een opmerking, idee, droombeeld, bezorgdheid, emotie, … en het daadwerkelijk uitspreken van de essentie ervan in een grotere groep. Sommige vlotte praters onder dit lezerspubliek gaan het misschien horen donderen in Keulen nu, en toch is het zo. Zeer vele mensen voelen bij bepaalde gespreksthema’s vanalles borrelen binnenin zich, maar verkiezen uiteindelijk om dit niét in te brengen in de groep. En daar kunnen heel wat redenen voor zijn:

-            De angst dat sommige andere groepsdeelnemers de inbrengen stom, dom, ongepast zullen vinden;

-            Wat extra tijd nodig hebben om de juiste woorden te vinden;

-            Geen ruimte krijgen omdat de vlotste praters weglopen met alle spreektijd

-            Verlegenheid of twijfel

-            ….

Op deze manier gaat bijzonder veel wijsheid verloren, en blijft de zogenaamde ‘collectieve intelligentie’ van de groep steken op suboptimaal niveau. Want vaak zijn het die verzwegen opmerkingen die de groep net hard kan gebruiken om elkander beter te begrijpen, overeenstemming te vinden, knopen door te hakken, etc.

Het mooie aan deze observatie is evenwel, dat we ons als gespreksleider kunnen oefenen in het waarnemen wanneer ideeën op poppen bij de deelnemers, lang voordat ze hun hand (al dan niet) opsteken en hun zegje doen. Een nieuw idee, dat wil geboren worden in iemand, zal die persoon immers vaker wel dan niet in beroering brengen. De adem wordt even ingehouden, de ogen focussen zich op een bepaalde plek in de ruimte, de lichaamshouding verandert subtiel (bijv meer naar voren neigen). Alsof het lichaam zich voorbereidt op een bepaalde interventie. Het is op dàt moment, als ik het waarneem tenminste, dat ik geregeld de persoon in kwestie zal aankijken en uitnodigen om iets te zeggen, enkel als die dat wil, lang voordat ie de hand opsteekt. En geloof het of niet, maar negen kansen op tien komt er dan ook iets! Vaak net een ontbrekend puzzelstukje dat de groep nodig had.

Eén van de standaard afspraken die ik sowieso maak met bijna iedere nieuwe groep waar ik aan procesbegeleiding doe, is : “Storingen hebben voorrang”. Daarmee bedoel ik dat op gelijk welk moment in het proces, wanneer mensen hevige emoties ervaren (verontwaardiging, grote verbazing, diepe verwarring, angst, etc) ze expliciet uitgenodigd worden om dit meteen aan te geven. Heel vaak duiden zo’n stevige Storingen op latent aanwezige ‘knopen’, blinde vlekken of spanningen in de groep, en is de persoon die  de emotie naar voren brengt heel vaak het ‘kanaal’ van iets dat gedeeld wordt door meerdere deelnemers, en waar een grote waarde aan vasthangt voor de rest van de groep. En hierdoor kan de het collectief bewustzijn van de groep weer wat wijzer, genuanceerder, krachtiger worden. Kun je nog volgen?

Ga de Cirkel rond

Bij sterk geladen bijeenkomsten, kies ik soms voor een ‘talking stick’, een eeuwenoude techniek die onder meer bij de Hopi-inheemse bevolking van de VS werd en wordt gepraktiseerd. Een stok of een ander markant object gaat de cirkel rond, en ieder wordt uitgenodigd om te spreken van zodra en zolang die het spreekobject in handen heeft, zonder dat anderen mogen onderbreken. Op die manier creëren we vaak een verrassend inspirerende dynamiek, waar vaak ook nog eens wordt voortgebouwd op wat voorheen al werd gezegd.

En sowieso ben ik voorstander, indien de tijd het toelaat, om zowel een check-in als een check-out te organiseren, respectievelijk aan het begin en het einde van de sessie. En daarbij gaat mijn voorkeur steevast naar de ‘popcorn’methode. Ik verlaat het klassieke ‘rondje’, wat voor verschillende deelnemers eerder beangstigend kan werken en ervoor zorgt dat ze maar met een half oor luisteren naar de stemmen die voor hen komen – gefixeerd om taalvaardig voor de dag te komen wanneer het hun beurt is. De popcorn methode nodigt iedereen in de kring uit om op te ‘poppen’ wanneer ze het gevoel hebben dat het moment gekomen is om hun inbreng te doen. Probeer maar uit!

Voilà, top zover mijn aanbevelingen, gegrond in decennia van heerlijke, en soms frustrerende, maar steeds leerrijke groepsfacilitatie. Hopelijk herken je er wat van je eigen ervaringen in, of leerde je hier en daar misschien iets bij. Probeer het nieuwe vooral zelf uit, zou ik zeggen, en zie maar of het bij jouw profiel past. En heb je zelf nog wat leuke tips en aanbevelingen, laat die dan graag weten!

(zin in inspirerende lectuur rond groepswerk? Lees dan misschien eens mijn Top Tien Inspirerende Boeken voor Groepswerkers. )